Heb je een indrukwekkende to do-lijst en vind je het lastig om de juiste prioriteiten te stellen? Of zet je standaard teveel to do’s op je dagelijkse actielijst? Dan is de priority matrix een handig hulpmiddel voor jou om helder te krijgen waar jij vandaag, deze maand of dit jaar je kostbare tijd en energie aan zou moeten besteden om je gewenste doelen te bereiken. Een priority maken is vrij simpel, maar voor je gaat beginnen eerst even wat theorie.
Wat is een priority matrix?
Een priority matrix wordt ook wel de Eisenhower-matrix genoemd, naar de voormalig president van de VS die deze methode ooit heeft bedacht. Het is een efficiënte manier om taken en verantwoordelijkheden te categoriseren, een visueel hulpmiddel waarmee je taken kunt inplannen en prioriteiten kunt stellen op basis van hun urgentie en belangrijkheid.
Een priority matrix is opgebouwd uit vier kwadranten:
1) Urgent en belangrijk: deze taken moeten direct worden uitgevoerd.
2) Belangrijk, maar niet urgent: deze taken moeten in een planning worden opgenomen.
3) Urgent, maar niet belangrijk: deze taken kun je delegeren of uitstellen.
4) Niets urgent en niks belangrijk: deze taken kun je vermijden.
Door gebruik te maken van een priority matrix krijg je op een effectieve manier overzicht en focus, ook als je even met je handen in het haar zit omdat je zoveel ballen in de lucht moet houden maar niet weet waar je moet beginnen. Door je taken te verdelen over de vier kwadranten van de matrix, kun je vrij eenvoudig bepalen wat prioriteit moeten krijgen en welke taken minder belangrijk zijn. Zo word je productiever en verbeter je de kwaliteit van je werk. Klinkt goed toch?
Zo maak je een priority matrix
Een priority matrix maken is niet moeilijk, als je onderstaande stappen volgt dan is het zo gepiept:
1) Maak een lijst van al je to do’s: schrijf alle taken op die je moet uitvoeren, ongeacht hoe groot of klein ze zijn. Baken het af voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld een kwartaal, een maand of een week.
2) Beoordeel de urgentie en belangrijkheid van elke taak: Bepaal voor elke taak of deze urgent is of niet, en of deze belangrijk zijn of niet. Schrijf achter elke taak één van de volgende opties:
a. Urgent – belangrijk
b. Belangrijk – niet urgent
c. Urgent – niet belangrijk
d. Niet belangrijk – niet urgent
3) Teken nu een matrix: maak een vierkant diagram en verdeel het in vier gelijke delen, elk corresponderend met één van de categorieën uit stap 2.
4) Zet nu de taken uit stap 1 in de juiste kwadranten op basis van hun urgentie en belangrijkheid. Et voilà, je eigen ‘presidentiële’ priority matrix is klaar!
5) Gebruik de matrix als richtlijn om te kiezen wat je op je to do-lijstje zet vandaag. Geef daarbij prioriteit te geven aan de taken in kwadrant A en B, de rest is niet belangrijk en daar hoef je weinig tijd en aandacht aan te besteden.
Chaos in je hoofd door alle werkzaamheden die op je wachten? Don’t panic! Breath in, breath out, trek een velletje papier uit de printer, pak een pen of potlood en een liniaal, trakteer jezelf op een kop koffie of thee en neem tien minuutjes de tijd om je eigen matrix te maken. Klaar? Nu weet je wat je vandaag te doen staat en laat je je niet meer afleiden door de rest!
Geen zin om steeds weer zelf een matrix te tekenen? Dan is de Notepad Priority Matrix een uitkomst, een planner die je helpt om je taken volgens de priority matrix in te delen in ‘now’ (urgent-belangrijke taken), ‘next’ (belangrijk-niet urgente taken), ‘later’ (urgent-niet belangrijke taken) en ‘whenever’ (niet belangrijk-niet urgente taken).
Heerlijk verhelderend toch, zo’n matrix? Werk je matrix dagelijks bij en maak regelmatig – bijvoorbeeld wekelijks – een nieuwe, dan houd je jouw prioriteiten helder en creëer je een productievere en succesvolle toekomst!
